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L’agilité au travail : et si l’aménagement et la déco des espaces de travail étaient les piliers de la réussite ?

Le succès de l’agilité dans la gestion de projets n’est plus à prouver !
Travailler en mode agile est un exercice particulier qui s’est développé ces dernières années, en particulier dans le digital, mais pas que…
Fondée sur l’échange et la communication orale, l’agilité implique un réel travail en équipe, une communication quotidienne entre les différents intervenants et une méthode de travail disciplinée et organisée.

Les participants à un projet en mode agile alternent entre des phases de réflexion, d’échanges, de rédaction et de vérifications/validations. La réussite de ces différentes phases, qui rythment l’organisation d’un projet géré en mode agile est, entre autres, dépendant de l’aménagement de l’espace de travail.

L’agilité ? Qu’est-ce que c’est ?

En quelques mots, travailler en mode agile consiste à lotir le développement  d’un projet, à travailler en itérations successives et à fournir, à chaque fin de cycle de développement, un livrable fonctionnel.

En agile, nous ne perdons pas de vue la version finale attendue du livrable mais nous avançons, pas à pas, via des cycles de développement (« sprints ») qui aboutissent à un livrable fonctionnel c’est-à-dire utilisable. Nous écrivons au fur et à mesure les fonctionnalités à développer en expliquant l’attendu, les règles de gestion, etc. ( « user-stories ») que nous intégrons dans des sprints. Chaque jour, l’équipe échange sur l’avancement du projet lors de courtes réunions (« daily ») pour lever les éventuels points de blocage et assurer une bonne synchronisation.

Pour mieux comprendre le mode agile , voici une illustration parlante : si l’on devais construire un immeuble en mode agile, nous lotirions le projet en construisant d’abord les habitations du rez-de-chaussée puis du 1er étage, du second, etc. Alors que, traditionnellement, nous établirions un cahier des charge pour la construction de l’ensemble du bâtiment et démarrerions les travaux qu’une fois ce cahier des charge rédigé dans son intégralité pour, au final, valider l’exhaustivité des travaux réalisés.

L’avantage du mode agile est de favoriser les échanges entre différents « corps de métier » et d’avoir une visibilité concrète et régulière sur l’avancée d’un projet pour permettre, le cas échéant, d’apporter des correctifs, au fur et à mesure, et de faire des arbitrages pour respecter une deadline ou un budget par exemple.  

Réussir en mode agile : le rôle primordial de l’aménagement et de la décoration des bureaux

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L’agilité multifonction

L’agilité est, en quelque sorte, un état d’esprit. Son succès dépend, bien entendu des qualités humaines de ses acteurs : capacités à appréhender le changement, à faire confiance, à communiquer, à être réactif, à prendre des initiatives et des décisions ; capacités d’adaptation et d’organisation ; mais aussi rigueur et humilité : il s’agit avant tout d’une aventure collective ! Pourtant suffit-il de placer tout le monde dans un même bureau pour que cela fonctionne ? Certainement pas !

L’espace de travail doit être parfaitement adapté aux fonctions de ses occupants. Or, nous l’avons vu, en mode agile, les acteurs sont particulièrement et quotidiennement « multifonctions ». Tout l’enjeu est donc de proposer un aménagement et une décoration qui reconstitue cet écosystème dans lequel chacun et chaque fonction trouvent sa place.

L’aménagement et la décoration au service des 5 fonctions-clés de l’agilité

Voici, à mon sens, les 5 fonctions-clés en agilité qui doivent trouver une correspondance dans l’aménagement et la décoration des bureaux :

1) Imaginer

Créer un espace inspirant qui permet l’ouverture d’esprit  et donne confiance ; un espace qui évoque la nature par exemple et/ou casse les codes de l’espace de travail traditionnel. Un espace chaleureux avec des couleurs saturées comme le jaune, le orange ou le violet pour favoriser la créativité, la communication et l’optimisme. On évitera le blanc qui peut symboliser le syndrome de la page blanche ! L’ameublement et la décoration de cet espace doit favoriser le dynamisme, la circulation d’énergie : il doit être ni trop meublé ni trop peu. Il doit permettre de se lever, de s’assoir, doit donner des perspectives différentes pour stimuler les idées ! Le matériel doit particulièrement faciliter les échanges oraux et visuels. Cet espace peut être isolé pour préserver la confidentialité.
Bref, cet espace doit donner envie d’aller de l’avant et permettre l’éclosion et le partage d’idées !

2) Réfléchir

Créer un espace de réflexion est tout autre !
Il s’agit généralement d’un travail individuel et non plus collectif. Chacun doit pouvoir s’isoler pour se concentrer sans que cela ne lui coûte. Le silence doit pouvoir être respecté, l’emplacement doit être « sécurisant » : on évitera l’open space, le placement de bureau avec la porte ou le passage dans le dos par exemple. Les couleurs seront plus froides : le bleu et le vert sont particulièrement adaptés pour développer l’analyse, la concentration et le calme. Des matériaux qui évoquent la terre permettront de favoriser l’ancrage. Le confort est placé au premier plan pour ne pas entraver la réflexion.  
L’espace doit être loin des sources de distraction, l’heure n’est plus à la rêverie mais bel et bien à la tâche !

3) Echanger/communiquer

L’échange est un élément clé en agilité ! Pour être réussi, il doit permettre aux émetteurs et récepteurs de se comprendre parfaitement. Nous en avons pris particulièrement conscience, je pense, dans nos expériences en télétravail : des problèmes de réseaux aux bruits de fonds, il peut vite devenir contre-productif ! Il convient de distinguer l’échange en présentiel de celui à distance.

En présentiel, il est important de prévoir des salles de réunions fermées ou isolées adaptées au nombre de participants. On n’aménagera pas de la même manière un box qu’une grande salle de réunion. Toutefois, ces espaces doivent favoriser la communication et la bienveillance. On évitera le rouge en masse qui peut créer des conflits mais, en petites touches, il peut favoriser la prise de décision. On travaillera plutôt sur du jaune, du orange voire du rose. On favorisera les teintes pas trop saturées. Si l’on veut donner confiance, on peut intégrer du vert et des matériaux naturels. On évitera la disposition en face à face qui peut, inconsciemment, créer un rapport de force ou de hiérarchie. Il est important de ne pas négliger l’isolation phonique et de créer des micro-espaces pour pouvoir communiquer sans gêne !

A distance, il est important de veiller à ne pas gêner les autres : à mon sens, toutes les fonctions ne peuvent pas trouver leur place dans un open space !

4) Démontrer

La démonstration est à la fois un exercice de communication, de réflexion et de concentration. Elle implique de faciliter, à la fois, le discours des uns et l’attention des autres.
L’aménagement et la décoration de cet espace doit donc être l’agrégation de plusieurs fonctions. On peut penser l’espace en se mettant à la place de chacun : dans son rôle qu’est ce qu’il voit, touche et ressent ? On évitera par exemple la salle de jeu à la vue de l’auditoire. Tout l’enjeu ici est de créer un espace isolé mais qui offre une grande liberté à l’intérieur.

Un espace lumineux, confortable et harmonieux qui offre des perspectives stimulantes sans pour autant créer trop d’excitation ou de dissipation. Il doit maintenir les visiteurs en alerte : cet espace doit être pensé pour être particulièrement équilibré !

5) Tester et valider

Etape ultime dans la gestion d’un projet, cette étape doit être parfaitement orchestrée.
Si je prends l’exemple d’un projet informatique par exemple, la phase de tests est essentielle et requiert concentration, rigueur et organisation. En fonction de son expertise, chacun testera une application du point de vue de son propre prisme.
La configuration idéale est de permettre la réalisation de cette tâche de manière individuelle au sein d’un espace collectif, chacun œuvrant de son côté avec la proximité de ses collègues pour favoriser l’immédiateté.
On peut penser cet espace en micro-espaces de quelques personnes réunies qui ne seront pas dérangées par des facteurs extérieurs. Des marguerites ou tables rondes peuvent être adaptées. Le rose peut apporter un peu de bonheur pour cette étape répétitive mais indispensable. Le brun peut aider à la neutralité et la stabilité. L’éclairage est important pour le confort visuel. On doit aussi pouvoir travailler assis ou debout selon nos envies.
L’enjeu dans cet espace est de contrebalancer la monotonie et la répétition sans pour autant favoriser la dispersion !
Vous l’aurez compris, en réalité toutes ces fonctions sont transposables à de nombreux secteurs d’activité et modes ou méthodes de travail.
Toutefois, leur particularité, en agilité, est que chaque acteur passe chaque jour par ces 5 fonctions. Cette gymnastique intellectuelle ne peut être efficace que si l’espace de travail offre la possibilité de passer d’une fonction à l’autre rapidement et dans des conditions favorables, c’est-à-dire sans nuisance ou obstacle.
L’aménagement et la décoration d’un espace de travail peuvent proposer des éléments facilitant en jouant sur la distribution, l’adaptabilité et l’isolation des espaces et le choix des équipements, couleurs et des matériaux.
En Feng Shui, on veillera à proposer une décoration et des éléments qui créeront une dynamique et accompagneront le changement pour faciliter la bonne circulation des énergies et permettre à chacun de mobiliser, sans perte d’énergie, tout son potentiel pour réussir dans ses missions ! Ajoutez à cela une ambiance agréable, aussi riche et diversifiée que le spectacle que nous offre la nature par exemple et vous ferez d’heureux travailleurs au service de votre business ! CQFD !

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